Digitalizando la Evaluación Institucional


Las Instituciones Educativas, siempre deben estar en constante mejoramiento continuo, tanto en sus procesos pedagógicos como administrativos. Por eso anualmente se deben reunir y realizar, mediante procesos participativos con la comunidad educativa, la llamada Evaluación Institucional.

Estos procesos, normalmente son muy desgastante de realizar, ya que son una serie de formatos que los docentes, padres de familia y directivas, deben diligenciar  de forma  escrita, durante un número de horas determinadas. Posteriormente las directivas deben reunirse a tabular dichos formatos para sacar sus propias conclusiones.

A continuación, presento una herramienta que no solo facilita la realización de dichas evaluaciones, sino que también optimiza el tiempo y reduce costos adicionales como papelería y fotocopias.

GoogleDocs tiene una herramienta llamada FORMULARIOS, que permite de manera rápida y sencilla, crear formularios con diferente tipo de preguntas. Estos formularios, se pueden enviar por correo o embeber en un blog o página. Finalmente al ser diligenciados, se pueden exportar los datos a una Hoja de Cálculo y  realizar cualquier tipo de análisis que se desee.
Para usar esta herramienta, se debe ingresar con una cuenta de Gmail a Googledocs, sino se tiene cuenta en Gmail, entonces se debe registrar  de forma directa en GoogleDocs, con una cuenta de  correo de cualquier otro servicio como yahoo o hotmail.
Posteriormente se selecciona crear nuevo Formulario como en la siguiente imagen:

En ese momento aparece el formulario listo para ser diseñado, como en la siguiente imagen.

Es importante tener definido el tipo de pregunta que  tiene el formato, ya que eso define el tipo de pregunta que se debe seleccionar.
Si se desea que los encuestados pongan su nombre, se debe agregar una pregunta tipo texto al inicio de la encuesta.
Otro punto importante, es que las preguntas se pueden volver obligatorias de contestar, para que todo el formulario sea diligenciada. (ver la siguiente imagen)

Al finalizar el diseño de la encuesta, se guarda y se puede enviar por email a las personas que deseemos que las conteste, pulse aquí para ver ejemplo. Otra ventaja que tiene, es que se puede embeber en una página web, de esta manera se mejora la presentación final de la encuesta y se controla su activación para que sea contestada.

Cuando se ha contestado el formulario, se regresa nuevamente a GoogleDocs, se selecciona el formulario y se pulsa clic derecho para Exportar y guardar el formulario como un archivo de Excel. De esta manera quedan listos los datos para empezar a obtener las estadísticas  que se necesiten. (ver la siguiente imagen)

Solo es cuestión de ensayar y atreverse, no una sino varias veces, y empezar a digitalizar todos esos formatos de la Evaluación Institucional o cualquier tipo de Evaluación que se requiera hacer de forma rápida y óptima.

Otra herramienta para realizar encuestas es Encuestas Online tiene diferentes plantillas para usar o se puede crear una nueva. Tiene 3 tipos de licencia y una de ellas es gratuita.

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